Ile kosztuje automatyzacja procesów? Konkretne przykłady i ceny

Większość artykułów o kosztach automatyzacji mówi „to zależy" i kończy temat. Okej, ale to nic nie wyjaśnia. Jak masz zaplanować budżet, skoro nikt nie mówi ile to naprawdę kosztuje?

Rozmawiałem ostatnio z właścicielem małej firmy produkcyjnej. Pytał wprost: „Mateusz, ile muszę mieć przygotowane? 20 tysięcy? 50? 100?". I właśnie to jest najczęstsze pytanie. Ludzie nie chcą konkretów co do grosza – chcą wiedzieć jakiego rzędu kwot szukać.

Od czego to w ogóle zależy?

Wyobraź sobie, że przychodzisz do mechanika i pytasz „ile kosztuje naprawa samochodu?". Co odpowie? „To zależy – wymiana żarówki czy remont silnika?". Z automatyzacją jest dokładnie tak samo.

Automatyzacja to nie jeden produkt. Możesz:

• Połączyć dwa programy żeby dane same się przepisywały
• Zrobić system który wykona za Ciebie powtarzalne zadania
• Zbudować od zera system dopasowany do Twojej firmy
• Dodać sztuczną inteligencję która rozpoznaje faktury czy auta

Każda z tych rzeczy kosztuje inaczej. Dlatego najpierw ustal: co właściwie Ci przeszkadza? Co zabiera Twojemu zespołowi najwięcej czasu? Od tego zaczynamy.

No dobra, a ile to kosztuje?

Pewnie słyszałeś o systemach które automatycznie przepisują dane między programami. Brzmi śmiesznie, ale właśnie takich rzeczy ludzie robią po 2-3 godziny dziennie.

Jeden z naszych klientów miał dziewczynę w biurze, która codziennie rano otwierała maile z zamówieniami, kopiowała dane i wklejała do systemu magazynowego. 2 godziny dziennie. Codziennie to samo.

Wdrożyliśmy prosty system. Kosztowało to około 150 złotych miesięcznie za licencję + kilka tysięcy za samo wdrożenie. Teraz robi to sam, nocą. Dziewczyna zajmuje się normalną pracą.

Zwrot? Jeśli oszczędzasz 2 godziny dziennie pracownika, który kosztuje Cię 25 złotych/h, to w miesiąc masz ~1000 złotych oszczędności. System się zwraca w pół roku, potem sam zarabia.

A co jeśli potrzebujesz czegoś na miarę?

Takie systemy do powtarzalnych zadań to super rzecz, ale mają swoje limity. Jeśli potrzebujesz czegoś co naprawdę pasuje do Twojej firmy – może to być dedykowany system.

Brzmi drogo? Nie zawsze. Zależy co budujesz.

Mieliśmy klienta – warsztat samochodowy. Wszystko na papierze. Zlecenia wypisywane długopisem, notatki w segregatorach, zdjęcia aut na telefonie mechanika. Chaos. Szukanie informacji o kliencie? 15 minut przekopywania papierów.

Zrobiliśmy im system. Wszystko w jednym miejscu – zlecenia, historia auta, zdjęcia, notatki. Dodaliśmy kamerę z AI, która sama rozpoznaje auto wjeżdżające na parking – marka, kolor, rejestracja. Mechanik nie musi nic wpisywać, system wie co to za auto i wyświetla całą historię.

Inna sprawa – firma produkcyjna. Szef tracił każdego dnia 2 godziny na zbieranie danych z maszyn i robienie raportów w Excelu. Zrobiliśmy prosty system raportowania. Około 10 000 zł. Teraz raporty generują się same, codziennie rano w mailu.

Ile więc kosztuje "normalny" system dla małej/średniej firmy?

• Prosta aplikacja webowa: 10 000 - 20 000 zł
• System z integracjami (CRM, magazyn, itp.): 20 000 - 40 000 zł
• Coś większego z AI: 30 000 - 60 000 zł

To dużo? Policz ile tracisz teraz. Jeśli zespół 3 osób traci po godzinie dziennie na rzeczy które system zrobi za nich – to 60 godzin miesięcznie. Przy stawce 30 zł/h to 1800 złotych co miesiąc. System za 20 tysięcy zwraca się w rok.

A to wszystko? Jest jeszcze coś oprócz wdrożenia?

Tak. System trzeba gdzieś trzymać i czasem naprawić jak coś przestanie działać.

Hosting – czyli miejsce gdzie "mieszka" Twój system. To jak wynajem mieszkania dla aplikacji. Dla małej firmy to zwykle 50-200 złotych miesięcznie. Większy system? Do 500 złotych.

Wsparcie techniczne – opcjonalne. Możesz sobie wykupić pakiet, że jak coś padnie, dzwonisz i ktoś to naprawia. Albo sam się tym zajmujesz (jeśli masz kogoś technicznego w firmie). Jeśli wykupujesz – zwykle 500-1000 złotych miesięcznie.

Ważne: jeśli system naprawdę oszczędza Twój czas – te kilkaset złotych miesięcznie to nic w porównaniu do tego co zyskujesz. Zawsze się opłaca.

Ile faktycznie oszczędzasz?

To najważniejsze pytanie. Bo nie chodzi o to ile wydasz, tylko ile odzyskasz.

Mieliśmy klienta – sklep internetowy. 10 osób w obsłudze. Każdy dzień to przepisywanie zamówień z maili do systemu magazynowego. Ręcznie. 3 godziny dziennie na osobę. To 30 godzin dziennie, 600 godzin miesięcznie.

Zrobiliśmy integrację – zamówienia z maila trafiają automatycznie do magazynu. Koszt? 12 000 złotych na start + 400 złotych miesięcznie za utrzymanie.

Efekt? Ludzie przestali przepisywać. Te 600 godzin miesięcznie? Teraz to czas na rozmowy z klientami, rozwiązywanie problemów, obsługę reklamacji. Firma może obsłużyć 2 razy więcej zamówień bez zatrudniania nowych ludzi.

System zwrócił się w pierwszy miesiąc. Teraz każdy kolejny miesiąc to czysta oszczędność.

Jak nie przepłacić?

1. Zacznij od jednej rzeczy

Nie próbuj zautomatyzować całej firmy od razu. Weź jeden proces który najbardziej wkurza Twoich ludzi. Ten który zabiera najwięcej czasu. Zautomatyzuj to. Zobacz efekt. Jak działa – lecisz dalej.

2. Nie kupuj sztucznej inteligencji jeśli jej nie potrzebujesz

Sztuczna inteligencja brzmi fajnie, ale 9 na 10 problemów da się rozwiązać prostszymi sposobami. Często wystarczy połączyć dwa programy które już masz. Nie przepłacaj za modne słówka.

3. Pytaj o wszystkie koszty od razu

Wiele firm mówi tylko o cenie wdrożenia. A potem przychodzą rachunki za hosting, licencje, wsparcie. Pytaj o wszystko z góry. Nie lubisz niespodzianek? My też nie.

4. Uważaj na firmy które nie mówią konkretów

Jeśli rozmawiasz z kimś kto mówi „to zależy, prześlemy ofertę" i nie potrafi podać nawet przybliżonych kwot – to słaby znak. Po 15 minutach rozmowy dobra firma powinna powiedzieć „to będzie kosztować około X-Y tysięcy".

Podsumowanie – ile to wszystko kosztuje?

Dobra, szybkie podsumowanie żebyś wiedział czego szukać:

Prosty system do powtarzalnych zadań: 5-8 tysięcy na start, potem kilkaset złotych miesięcznie.

Dedykowany system dla Twojej firmy: od 10 do 50 tysięcy, zależy co budujesz.

Koszty miesięczne (hosting, wsparcie): 200-1000 złotych, zależy jak duży system.

Kiedy się zwraca? Zazwyczaj między 3 a 12 miesięcy. Często szybciej.

Najważniejsze co musisz zapamiętać: jeśli system oszczędza Twój czas – zawsze się opłaca. Jeśli ktoś próbuje Ci wmówić że nie – to albo źle wybraliście proces do automatyzacji, albo ktoś chce Cię oskubać.